Cara Membuat Mail Merge di Ms Word (Step-by-step)

Oleh
Mail merge mempermudah kita dalam pembuatan surat dengan jumlah penerima atau tujuan yang banyak. Penggunaan daftar undangan di mail merge mempermudah dan mempercepat kita dalam memperbaharui surat tanpa harus membaca suratnya satu persatu. Berikut ini merupakan proses pembuatan mail merge dan untuk memperjelasnya saya sertakan juga dengan gambar setiap langkah.
  1. Untuk pembuatan mail merge pertama-tama kita buka dan mempersiapkan surat yang akan kita kirim. Bentuk surat tersebut seperti surat yang biasa kita gunakan. Misalkan kita akan membuatnya dengan menggunakan bentuk alamat surat yang telah kita buat sebelumnya.
  2. Kemudian klik ribbon Mailings
  3. Lalu klik tombol Start Mail Merge
  4. pilih item Step by Step Mail Merge Wizard
  5. Gambar: Memulai mail merge di microsoft Word

  6. Selanjutnya pada bagian kanan akan muncul panel Mail Merge
  7. Pilih opsi Letter, karena kita akan mengirim surat.
  8. Lalu klik Next: Starting Document
  9. Gambar: Memilih  jenis dokumen mail merge di microsoft Word

  10. Selanjutnya pilih Use Current Document, karena kita sudah membuka dokumen / surat yang akan kita buat mail merge nya.
  11. Lalu klik Next: Select Recepients
  12. Gambar: Memilih  Surat yang akan digunakan dalam mail merge di microsoft Word

  13. Pilih item Type a New List untuk membuat daftar baru para undangan atau penerima / tujuan surat
  14. Lalu klik Create
  15. Gambar: Membuat daftar penerima undangan / tujuan di mail merge microsoft Word

  16. Pada dialog New Address List ketikkan data para penerima undangan / tujuan surat.
    • Tekan tombol keyboard TAB untuk berpindah antar kolom
    • Klik tombol New Entry untuk memasukkan data penerima undangan yang baru
    • Klik Delete Entry untuk menghapus sebuah data penerima undangan
    • Gunakan tombol Customize Columns untuk mengatur kolom yang akan ditampilkan
  17. Setelah selesai memasukkan data penerima undangan klik tombol OK
  18. Gambar: Memasukkan data penerima undangan mail merge di microsoft Word

  19. Anda selanjutnya akan diminta untuk menyimpan daftar penerima undangan tadi
  20. Simpan data daftar penerima undangan/tujuan surat tersebut, sebaiknya di folder tempat anda biasa menyimpan dokumen
  21. Gambar: Menyimpan data undangan  mail merge di microsoft Word

  22. Bila ada item / daftar undangan yang tidak ingin anda undang, hilangkan tanda checklist yang berkenaan
  23. Selanjutnya klik tombol OK
  24. Gambar: Memilih record data yang digunakan mail merge di microsoft Word

  25. Langkah selanjutnya memasukkan field data ke dalam dokumen surat kita
    • Bila masih ada ketikan nama perusahaan blok teks tersebut atau Letakkan kursor di tempat Kepada Yth
    • Klik ribbon mailings
    • Klik tombol Insert Merge Field
    • Pilih item Company Name
  26. Gambar: Menyisipkan field yang digunakan dalam mail merge di microsoft Word

  27. Letakkan kursor di baris dibawahnya,
  28. Lakukan kembali untuk menyisipkan field Address Line1 dan field City
  29. Gambar: Menggunakan field yang dibutuhkan dalam mail merge di microsoft Word

  30. Bila tidak ada tambahan daftar undangan lagi, selanjutnya klik Next: Preview your Letter
  31. Gambar: Melanjutkan dengan preview surat mail merge di microsoft Word

  32. Klik tombol << dan >> untuk berpindah antar record dan melihat preview tampilan data yang ada di dalam daftar undangan.
  33. Klik tombol Exclude this recipient bila ada record data yang sedang ditampilkan berisikan nama/perusahaan yang tidak diundang
  34. Selanjutnya klik Next : Complete the merge
  35. Gambar: Melakukan preview surat mail merge di microsoft Word

  36. Menyelesaikan proses mail merge:
    • Klik tombol Print untuk mencetak dokumen mail merge langsung ke printer, atau
    • Klik tombol Edit Individual Letters untuk membuat sebuah file dokumen berisikan surat dengan nama penerima yang ada di daftar undangan / tujuan surat
  37. Gambar: Memilih  destinasi surat  mail merge di microsoft Word

  38. Bila anda memilih Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK
  39. Anda akan dibuatkan dokumen surat dengan penerima undangan sesuai pilihan anda
  40. Gambar: Memilih  record data yang akan digunakan dalam mail merge ke dokumen baru di microsoft Word

  41. Bila anda memilih Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK
  42. Gambar: Memilih  record data mail merge yang akan dicetak

  43. Selanjutnya anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen
  44. Lalu klik tombol OK

Gambar: Mencetak dokumen surat mail merge di microsoft Word

Tips Cara Membuat Mail Merge (Step-by-step)

Proses pembuatan mail merge termasuk yang cukup rumit. tetapi dengan mencoba, berlatih dan berusaha anda akan dapat membuatnya sendiri tanpa perlu melihat panduan lagi.

Terima kasih telah membaca Cara Membuat Mail Merge di Ms Word (Step-by-step). Semoga bermanfaat.

Pengunjung aimyaya dot com, terima kasih atas kunjungan anda pada website kami.
Bila anda suka berikan klik "like" pada facebook fan page kami
 

 
dan/atau bila anda merasa artikel ini bermanfaat maka bantu promosikan dengan klik Google di bawah ini :
 

 
TIDAK DIPERKENANKAN MEMPERBANYAK baik secara OFFLINE(print out, cetakan, dsb) maupun ONLINE (blog, artikel, dsb) tanpa seizin aimyaya dot com.
 
Informasi lebih lanjut baca halaman Disclaimer serta Kebijakan dan Privasi yang kami buat.