Saat ini membuat file PDF sudah sangat mudah dilakukan termasuk dari Microsoft Excel. Dengan membuat dalam bentuk PDF dokumen tersebut bisa kita dengan mudah publikasikan di Internet ataupun media lainnya sehingga orang lain yang tidak memiliki Microsfot Excel pun bisa membacanya. Konversi data yang kita miliki ke dalam format PDF atau format yang lainnya sudah disediakan di Microsoft Excel sehingga kita tinggal memilih jenis yang kita inginkan. Oleh karena itu kita tidak membutuhkan software converter yang dibuat khusus untuk menciptakan file PDF. Berikut cara konversi atau menyimpan file Excel menjadi PDF :
- Klik tombol Office atau menu File yang ada di kiri atas aplikasi Microsoft Excel
- Pada menu yang muncul pilih item Save As
- Lalu pada sub menu yang muncul pilih item PDF or XPS
- Selanjutnya akan dimunculkan dialog Publish as PDF or XPS
- Pilih folder dan berikan nama untuk file PDF yang akan dibuat
- Selanjutnya pilih optimasi dalam pembuatan file PDF. Pilih standard (publishing Online and print) untuk membuat file PDF yang akan dipulbikasikan online dan untuk dicetak, atau pilih Minimum size untuk optimasi pada pembuatan file dengan ukuran file yang lebih kecil (minimum) dengan tujuan untuk publikasi online saja
- Bila anda ingin mengatur konfigurasi dalam pembuatan file PDF lebih lanjut klik tombol Options
- Pada dialog Options anda bisa mengatur :
- Page range, apakah semua halaman atau hanya halaman tertentu saja
- Publish what, untuk memilih area yang akan dipublish
- Non Printing Information, untuk menyisipkan informasi yang dokumen yang tidak tercetak
- PDF options, memilih jenis PDF
- Setelah selesai mengatur konfigurasi klik tombol OK.
- Klik tombol Publish untuk menutup dialog dan memulai pembuatan file PDF.
Tips Cara Membuat File PDF dari worksheet Microsoft Excel
- Saat file PDF telah selesai dibuat dokumen tersebut akan langsung ditampilkan dengan menggunakan aplikasi default untuk membuka file bertipe PDF.
- Anda dapat menyimpan sebagai format XPS, format “tandingan” PDF buatan microsoft.
- dengan konsep yang sama anda juga dapat membuat file PDF dari dokumen microsoft word, microsoft powerpoint, ataupun produk microsoft office yang lainnya.
- Bila menu save as PDF or XPS belum tersedia, install terlebih dahulu seperti anda menginstall add in untuk konversi doc/docx ke PDF