Langsung ke konten utama

Cara Membuat Mail Merge di Ms Word (Step-by-step)

Mail merge mempermudah kita dalam pembuatan surat dengan jumlah penerima atau tujuan yang banyak. Penggunaan daftar undangan di mail merge mempermudah dan mempercepat kita dalam memperbaharui surat tanpa harus membaca suratnya satu persatu. Berikut ini merupakan proses pembuatan mail merge dan untuk memperjelasnya saya sertakan juga dengan gambar setiap langkah.
  1. Untuk pembuatan mail merge pertama-tama kita buka dan mempersiapkan surat yang akan kita kirim. Bentuk surat tersebut seperti surat yang biasa kita gunakan. Misalkan kita akan membuatnya dengan menggunakan bentuk alamat surat yang telah kita buat sebelumnya.
  2. Kemudian klik ribbon Mailings
  3. Lalu klik tombol Start Mail Merge
  4. pilih item Step by Step Mail Merge Wizard
  5. Gambar: Memulai mail merge di microsoft Word

  6. Selanjutnya pada bagian kanan akan muncul panel Mail Merge
  7. Pilih opsi Letter, karena kita akan mengirim surat.
  8. Lalu klik Next: Starting Document
  9. Gambar: Memilih  jenis dokumen mail merge di microsoft Word

  10. Selanjutnya pilih Use Current Document, karena kita sudah membuka dokumen / surat yang akan kita buat mail merge nya.
  11. Lalu klik Next: Select Recepients
  12. Gambar: Memilih  Surat yang akan digunakan dalam mail merge di microsoft Word

  13. Pilih item Type a New List untuk membuat daftar baru para undangan atau penerima / tujuan surat
  14. Lalu klik Create
  15. Gambar: Membuat daftar penerima undangan / tujuan di mail merge microsoft Word

  16. Pada dialog New Address List ketikkan data para penerima undangan / tujuan surat.
    • Tekan tombol keyboard TAB untuk berpindah antar kolom
    • Klik tombol New Entry untuk memasukkan data penerima undangan yang baru
    • Klik Delete Entry untuk menghapus sebuah data penerima undangan
    • Gunakan tombol Customize Columns untuk mengatur kolom yang akan ditampilkan
  17. Setelah selesai memasukkan data penerima undangan klik tombol OK
  18. Gambar: Memasukkan data penerima undangan mail merge di microsoft Word

  19. Anda selanjutnya akan diminta untuk menyimpan daftar penerima undangan tadi
  20. Simpan data daftar penerima undangan/tujuan surat tersebut, sebaiknya di folder tempat anda biasa menyimpan dokumen
  21. Gambar: Menyimpan data undangan  mail merge di microsoft Word

  22. Bila ada item / daftar undangan yang tidak ingin anda undang, hilangkan tanda checklist yang berkenaan
  23. Selanjutnya klik tombol OK
  24. Gambar: Memilih record data yang digunakan mail merge di microsoft Word

  25. Langkah selanjutnya memasukkan field data ke dalam dokumen surat kita
    • Bila masih ada ketikan nama perusahaan blok teks tersebut atau Letakkan kursor di tempat Kepada Yth
    • Klik ribbon mailings
    • Klik tombol Insert Merge Field
    • Pilih item Company Name
  26. Gambar: Menyisipkan field yang digunakan dalam mail merge di microsoft Word

  27. Letakkan kursor di baris dibawahnya,
  28. Lakukan kembali untuk menyisipkan field Address Line1 dan field City
  29. Gambar: Menggunakan field yang dibutuhkan dalam mail merge di microsoft Word

  30. Bila tidak ada tambahan daftar undangan lagi, selanjutnya klik Next: Preview your Letter
  31. Gambar: Melanjutkan dengan preview surat mail merge di microsoft Word

  32. Klik tombol << dan >> untuk berpindah antar record dan melihat preview tampilan data yang ada di dalam daftar undangan.
  33. Klik tombol Exclude this recipient bila ada record data yang sedang ditampilkan berisikan nama/perusahaan yang tidak diundang
  34. Selanjutnya klik Next : Complete the merge
  35. Gambar: Melakukan preview surat mail merge di microsoft Word

  36. Menyelesaikan proses mail merge:
    • Klik tombol Print untuk mencetak dokumen mail merge langsung ke printer, atau
    • Klik tombol Edit Individual Letters untuk membuat sebuah file dokumen berisikan surat dengan nama penerima yang ada di daftar undangan / tujuan surat
  37. Gambar: Memilih  destinasi surat  mail merge di microsoft Word

  38. Bila anda memilih Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK
  39. Anda akan dibuatkan dokumen surat dengan penerima undangan sesuai pilihan anda
  40. Gambar: Memilih  record data yang akan digunakan dalam mail merge ke dokumen baru di microsoft Word

  41. Bila anda memilih Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK
  42. Gambar: Memilih  record data mail merge yang akan dicetak

  43. Selanjutnya anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen
  44. Lalu klik tombol OK

Gambar: Mencetak dokumen surat mail merge di microsoft Word

Tips Cara Membuat Mail Merge (Step-by-step)

Proses pembuatan mail merge termasuk yang cukup rumit. tetapi dengan mencoba, berlatih dan berusaha anda akan dapat membuatnya sendiri tanpa perlu melihat panduan lagi.

Komentar

Posting Komentar

SPAM akan dihapus.

Tidak ketemu? Coba cari..

Postingan populer dari blog ini

Cara Menghitung Persentase(%) Untung/Rugi

Cara mendapatkan persen keuntungan/kerugian - Kegunaan utama persentase adalah untuk membandingkan dua hal yang tidak sama persis. Pada artikel terdahulu saya telah menulis dasar-dasar bagaimana cara menghitung persentase. Kini kita akan lebih bahas lebih dalam lagi khususnya untuk menentukan persentase keuntungan dan kerugian dalam proses jual-beli barang. Ilustrasi timbangan untung Rugi     Untung atau Rugi? Sebelum membahas lebih jauh, anda harus tahu dahulu istilah untung dan rugi. Penjualan dikatakan untung bila Harga Barang yang dijual lebih besar dari modal yang kita keluarkan untuk membeli barang tersebut. Sedangkan penjualan dikatakan mengalami kerugian jika harga jual lebih kecil dari harga perolehan/pembelian barang.   Untung adalah Harga Penjualan > Harga Pembelian Untung = Harga Penjualan – Harga Pembelian Persentase Keuntungan = Untung / Harga Pembelian x 100%   Rugi adalah Harga Penjualan < Harga Pembelian Rugi = Harga Pembelian – Harga Penjualan Per

Rumus Luas Permukaan Balok

Cara Mencari Luas Permukaan Balok . - Balok adalah bangun ruang tiga dimensi yang dibentuk oleh tiga pasang persegi panjang dengan setidaknya salah satu pasang diantaranya berbeda. Bila ketiga pasang sisi bangun ruang tersebut berbentuk persegi (bujur sangkar) yang sama dan sebangun maka disebut sebagai kubus. Balok memiliki 6 sisi, 12 rusuk dan 8 titik sudut. Untuk lebih jelas, lihat ilustrasi balok pada gambar di bawah ini. Ilustrasi Balok Pada gambar di atas p adalah panjang (rusuk) balok, l adalah lebar balok, dan t adalah tinggi balok. Bila pada artikel sebelumnya telah dibahas tentang rumus volume balok, maka pada artikel ini kita akan membahas secara detail atau rinci mengenai bagaimana cara menghitung luas permukaan/selimut balok termasuk mmenghitung luas alas balok berdasarkan luas selimut balok.   RUMUS LUAS BALOK Dengan menganggap p adalah panjang dari balok, l adalah lebar balok, dan t adalah tinggi balok seperti yang dapat dili

Cara Membagi Satu Kertas Menjadi Dua Halaman di Microsoft Word

Kadang kita ingin membuat sebuah kertas baik itu A4, Folio/F4 atau yang lainnya, bisa menjadi dua halaman. Hal tersebut kita lakukan agar hasil pencetakan (print) menjadi lebih kecil dan praktis untuk dibawa-bawa. Kita bisa mencetak 2 buah halaman A4 dalam satu lembar kertas A4 , tetapi pada kertas hasil cetak ukuran font yang dicetak tentu akan menjadi lebih kecil dari yang kita gunakan. Untuk menjaga agar ukuran font tetap dan hasil cetak tetap bisa dua halaman dalam satu kertas, maka anda bisa mengaturnya di Microsoft Word dengan menggunakan langkah berikut. Klik menu ribbon Page Layout , Kemudian klik tombol untuk memunculkan Dialog Page Setup Selanjutnya pada dialog Page Setup tersebut pilih tab Margin Kemudian pada bagian Orientation pilih Landscape Pada bagian Pages , isikan nilai Multiple pages dengan 2 pages per sheet Kemudian klik tombol OK . Tips Membagi Satu Kertas Menjadi Dua Halaman di Microsoft Word Anda bisa menggunakan cara membagi kertas t

Rumus Luas dan Keliling Trapesium

Cara Menghitung Luas Trapesium - Trapesium adalah bangun datar segi empat yang dibentuk dengan empat dua buah rusuk / sisi yang dua diantaranya saling sejajar tetapi tidak sama panjang. Trapesium hanya memiliki 1 simetri putar. Ada tiga jenis trapesium : trapesium sembarang, trapesium sama kaki dan trapesium siku-siku. Rumus Luas Trapesium adalah : Adapun untuk panjang keliling trapesium dihitung dengan menjumlahkan keempat rusuk/sisinya. Karena panjang sisi belum tentu sama maka cara terbaik adalah dengan menjumlahkan empat buah rusuk/sisi tersebut. Contoh Trapesium Sembarang ABCD Trapesium sembarang adalah trapesium dengan keempat rusuk/sisinya tidak sama panjang. Trapesium sembarang tidak memiliki simetri lipat. Luas Trapesium Sembarang ABCD = (BC + AD) x t / 2 Keliling Trapesium ABCD = AB + BC + CD + DA Contoh Trapesium Siku-siku PQRS Trapesium siku-siku adalah trapesium yang memiliki dua sudut siku-siku dan rusuk / sisi yang saling sejajar tegak lurus

Cara Menghitung Persentase Kenaikan

Rumus menghitung persentase kenaikan - Semua pengusaha bisnis pasti menginginkan usahanya semakin berkembang yang ditunjukkan dari waktu ke waktu dengan kenaikan, baik kenaikan omzet maupun keuntungan. Kenaikan tersebut selain dapat dilihat dari angka nominal yang biasanya di tunjukkan dalam rupiah atau unit, juga sering dihitung dengan menggunakan persen. Persentase kenaikan merupakan nilai persentase tambahan nilai terakhir dari nilai sebelumnya. Biasanya persentase kenaikan ini menjadi pembanding utama dalam usaha bisnis. Orang akan melihat berapa persen kenaikan omzet, berapa persen keuntungan, dan seterusnya. Untuk menghitung persentase kenaikan dapat menggunakan rumus sebagai berikut : Rumus : Persentase (%) = (akhir – awal) / awal x 100% dimana nilai akhir adalah nilai yang lebih besar dari nilai awal . jika nilai awal lebih rendah, maka yang harus anda hitung adalah persentase penurunan. Rumus menghitung Persentase Kenaikan